Skop Tugas Bahagian Peperiksaan & Persijilan (BP&P)

Menguruskan  permohonan PENDAFTARAN SUBJEK & PERSIJILAN PELAJAR      

a)      Urusan pendaftaran Subjek/Modul/Mengulang/Menduduki Semula Peperiksaan dan merekodkan bagi tujuan semakan.

• Terima dan sahkan borang BKT-07-01 yang lengkap dari Bengkel/Bahagian.
•  Rekodkan semua borang bagi tujuan rujukan.

b)      Pendaftaran Calon Persijilan JTM

• Terima maklumat pendaftaran Persijilan JTM (SPC- 01) yang lengkap dari pihak Bengkel/Bahagian.
• Rekodkan maklumat  bagi tujuan rujukan dokumen persijilan dan kemukakan kepada BKT- JTM untuk laporan pendaftaran.

       (Maklumat SPC-01 adalah bagi pelajar- pelajar baru sahaja).

c)       Pendaftaran calon Persijilan Kemahiran Malaysia.

• Melaksanakan pendaftaran melalui laman web JPK selepas sebulan pelajar mendaftar (eSKM).
• Kemukakan lampiran Pendaftaran Calon SKM/DKM dan slip akuan pendaftaran kepada Unit Kewangan
• Cetak lampiran pengesahan pendaftaran calon SKM/DKM dari laman web JPK dan edar ke setiap bahagian.

d)      TMS (diselaras oleh BPSM).

• Melaksanakan pendaftaran  ‘seat maintenance’ bagi Subjek Umum.
• Modul by intake/syllibus (key in maklumat subjek umum dari Sem 1 to Sem 6).

Menyelaras pelaksanaan PENILAIAN, PENGESAHAN dan PEPERIKSAAN AKHIR pelajar.

a)      Mengurus lawatan Naziran (Lawatan kali 1 dan terakhir- penyediaan SPC-07).

b)      Mengurus aktiviti  persediaan Peperiksaan Akhir seperti:

• Penggubalan, penyediaan dan pemeriksaan soalan.

          -Melantik panel Penggubal Soalan di kalangan pensyarah setiap Bahagian/Bengkel.

          -Menyelaras dan melaksanakan bengkel penggubalan soalan peperiksaan akhir institut.

• Menyelaras mesyuarat/sesi pengesahan soalan yang melibatan penggubal, penyemak dan pengesah/validasi serta penglibatan panel TAC.

c)       Melaksana proses Mencetak dan Menyimpan soalan.

• Membuat proofreading bagi semua soalan.
• Mencetak berdasarkan maklumat bilangan calon.
• langkah keselamatan ke atas soalan yang disimpan (simpanan di dalam bilik kebal).
• Mengedar soalan pada masa yang betul

d)      Pemantauan pelaksanaan peperiksaan akhir

• Menyedia Laporan Ketua Pengawas Peperiksaan untuk makluman BKT-JTM

e)      Keputusan Peperiksaan Akhir

• Pemantauan pelaksanaan CGPA:

            - Terima keputusan SPC- 02 (softcopy) dari pihak Bahagian/Bengkel.

            - Menjana keputusan ke dalam SPC-04/05/06.

            - Menyelaras Mesyuarat MJKPP bagi tujuan pengesahan keputusan.

            - Untuk Sistem CGPA Manual, maklumat  SPC-04/05/06 yang asal diserahkan kepada pelajar dan sesalinan kepada BPPL dan direkod.

Menguruskan proses PERSIJILAN dan PENGIKTIRAFAN pelajar.

a. Sijil JTM

• Menyedia dan mengesahkan maklumat keputusan peperiksaan akhir pelajar untuk semakan pegawai Naziran seperti berikut:

             -  Maklumat SPC-02, SPC-03

             - Borang Keputusan Peperiksaan (SPC 04)

             - Borang Laporan Keputusan Akhir (SPC 05)

             - Borang Permohonan Pengeluaran Sijil (SPC 06)

             - Borang SPC- 07 (Untuk Tahap 1, 2 dan 3 sahaja)

• Kemaskini laporan keputusan yang telah disahkan dalam Borang Maklumat Persijilan ILJTM (BKT-14-01).
• Hantar dokumen (borang BK-T14-01), SPC-05, SPC-06,  dan Laporan Verifikasi Naziran ke BKT JTM (HQ).
• Menyediakan transkrip akademik selepas keputusan MJPP-HQ disahkan.
• Menerima sijil-sijil dari BKT-JTM dan  mengesahkan penerimaan menggunakan borang BK-T14-02.
• Menyerahkan sijil kepada pelajar dengan pelajar membuat akaun penerimaan sijil menggunakan borang BK-T14-03 (semasa sesi Konvokesyen).

b. Sijil Kemahiran Malaysia (SKM/DKM)

• Mengurus lawatan Pegawai Pengesah Luar (PPL) bagi:

             - Verifikasi portfolio dan peperiksaan (pelajar sem 5).

             - Verifikasi pembentangan projek (pelajar Sem 5)

             - Menghantar surat dan senarai semak

             - Borang T1003

• Semakan terhadap sijil yang diterima dan penyerahan kepada pelajar menggunakan borang perakuan penerimaan sijil SKM/DKM/DLKM (BKT-14-04).

Menguruskan KHIDMAT PAKAR LUAR

• Menguruskan khidmat Pakar Penasihat (TAC) dalam pengesahan soalan peperiksaan yang telah digubal (senarai pakar dicadangkan oleh pihak Bahagian/Bengkel).
• Menguruskan lawatan panel Pakar Industri untuk projek akhir pelajar.
• Menguruskan dokumentasi dan tuntutan kewangan pakar yang terlibat.

Pengurusan KEWANGAN

• Melaksana urusan LO pendaftaran calon SKM/DKM
• Menyelaras bayaran urusan sewaan dan makan minum kursus/bengkel penggubalan soalan.
• Tuntutan kewangan panel TAC
• Tuntutan kewangan Pengajar Jemputan/Luar subjek umum
• Penyediaan urusan makan minum bagi lawatan oleh pegawai luar seperti PPL , panel TAC (Pengesahan soalan), panel Pakar Industri (projek tahuan akhir) serta Naziran.